Kära Connectors,
Tack till alla som deltog i vår live Q&A på Mercell Sourcing Core den 24 oktober. Vi har nu skrivit ner frågorna och svaren som kommit in och du hittar dem i den här tråden.
- Vad behöver man göra för att låta andra användare i organisationen se pågående upphandlingar i verktyget (avdelningar sinsemellan)?
Samtliga användare inom samma organisation kan se och läsa upphandlingar. De har läsrättigheter om de är registrerade under organisationen som har publicerat upphandlingen. Man måste ta bort filtret “Filtrera på mina upphandlingar” i modulen.
- Hur kan man tilldela andra användare ansvar eller läs/skriv/redigeringsrättigheter etc? Om jag t.ex. skapar en direktupphandling men vill att någon annan ska ta över/redigera eller övervaka den för frågor och svar osv.
Ja, ägarskap av upphandlingen kan ändras från en användare till en annan, vilket gör att man får möjligheten att redigera och svara på frågor. När man skapar en ny upphandling finns den här möjligheten och finns tillgänglig under hela processen.
- Vi som administratörer får felmeddelanden när vi ska supporta våra användare i deras upphandlingar. Exempelvis så har vi inte behörighet att svara på frågor. Hur får man tillgång till samtliga direktupphandlingar som görs? Det kunde vi i förra modulen.
Samtliga publicerade upphandlingar är tillgängliga för alla användare inom organisationen, även basanvändare. Man behöver stänga av filtret “Filtrera på mina anbud”.
- Det finns "verksamheter/organisationer" i vår modul som inte är aktiva men dessa går inte att ta bort. Hur får vi bort dessa?
Kontakta kundsupport för att få hjälp med att ta bort inaktiva organisationer.
- Varför får jag en "massa" aviseringar om andras upphandlingar?
Klicka på ditt namn uppe till höger och gå till “Min profil”, sedan vidare till “E-postaviseringar” för att välja de meddelanden du önskar få
- Vi har problem med att användarna inte kommer åt funktionen "ny upphandling"
Om funktionen för ny upphandling inte är tillgänglig, så kan det vara något problem med dina licenser. Vänligen kontakta support för att verifiera att ni har korrekt access.
- Hur skapar vi en ny anbudsbeskrivningsmall?
Vänligen kolla länken nedan: https://support.mercell.com/space/MBTSE/196181524481/Sourcing+Core-+Hur+man+skapar+en+mallbeskrivning+f%C3%B6r+anbud
- Kan man lägga upp en mall som hela verksamheten kan använda, eller är de endast individuella?
Ja, samtliga användare inom organisationen har tillgång till alla mallar som har skapats (av någon inom org)
- Vad vi saknar är en färdig mall för själva förfrågningsunderlaget samt avtalet som går att använda/ hämta hem vid varje ny upphandling. Inte en "mall" men info till leverantörerna.
Vi jobbar på att skapa den här typen av mallar
- Går det att ha färdiga mallar under "dokument"?
Nej, inte i dagsläget
- Blir annonserad DUH publicerad på OPIC eller "bara" till de i ert leverantörasregister?
Den kommer även bli publicerad på OPIC, om man väljer att bjuda in på det sättet.
- Hur gör man för att avbryta en annonserad upphandling?
På upphandlingssidan finns en knapp längst ut till höger med tre horisontella linjer, här kan man välja “Ta bort”.
- Var i modulen är tanken att "upphandlingsdokumentet ska publiceras"? Är det under "uppgifter om upphandling" eller som en bilaga?
På sidan för upphandlingen behöver man ladda upp minst ett dokument för att kunna publicera, klicka på “Dokument”.
- Vi tolkar det som att fältet "dokument" i upphandlingen är tvingande, dvs man måste välja och bifoga ett dokument . Är vår uppfattning korrekt?
Ja, det är korrekt
- Inbjudan (mailet) som skickas ut är på engelska.
Engelska är per default i inbjudan via email, men om leverantören finns att söka upp i modulen kommer språket ändras utifrån leverantörens preferens.
- När kommer ni utveckla exportmöjlighet av info så som i gamla verktyget?
En funktion för export finns nu tillgänglig, vänligen kontakta support om du inte hittar rätt.
- Var i modulen är tanken att "upphandlingsdokumentet ska publiceras"?
Upphandlingsdokument bör laddas upp under “Dokument”, som en bifogad fil.
- Kan man lägga till egna punkter i Uppgiftslistan ?
Nej, man kan inte redigera punkterna i Uppgiftslistan.
- Är det ett medvetet val att ha tagit bort de mallar som fanns att tillgå tidigare? Varför har man i så fall gjort det?
Tanken från början var att göra modulen så enkel som möjlig, men efter feedback från kunder/användare av modulen så förstår vi att det finns ett behov och en önskan om fler mallar, och vi arbetar nu på att tillföra flera.
- När tänker ni utveckla funktioner för mallar som kan användas vid kravspecifikation och avtalsvillkor (så som i gamla verktyget)? När tänker ni utveckla fält där vi kan skriva information till vår organisations användare?
Vi arbetar nu för att skapa den här typen av funktionalitet, men vi kan inte tillhandahålla en tidsplan i dagsläget.
- När kommer ni möjliggöra egna inställningar för e-postnotifieringar (t.ex. att administratörer ska slippa få e-postnotifieringar varje gång något händer i en av användarnas direktupphandlingar, t.ex. en ny fråga eller anbud)?
Via profilinställningar kan man välja hur email från modulen ska skickas (Namn/Min profil/E-postaviseringar). Vi arbetar på att justera hur meddelanden ska skickas vad gäller Admin.
- Finns det en sökfunktion så att man kan söka i samtliga avdelningars arkiv samtidigt?
Nej, man kan inte söka i arkivet, men det finns för aktiva upphandlingar
- Hej, det vore förnämligt att det kommer ett till tillfälle eller att denna omgång spelas in så att de som inte kan närvara har möjlighet att få se i efterhand. För att kunna skicka in frågor före frågestunden (en utbildning vore mest optimalt, i alla fall typ att visa hur man genomför en direktupphandling från ax till limpa med möjlighet att ställa frågor är min förhoppning) antar jag att man behöver ha jobbat i verktyget i nån mån (?)
Q&A sessionen spelades in och skickades ut till samtliga deltagare. Det finns även onboarding-material som ni kan hitta via länken nedan: https://support.mercell.com/space/MTP/196158095382/Uppt%C3%A4ck+Mercell+Tendering?utm_medium=email&_hsenc=p2ANqtz-_kR5ZrLu1TDxq98gYfLhNTPXEdl8xN9PS7a0GSMShJCuxK0_OLlhL41xRPcpI3kvNZCfJ-T-JBZ8LiUVhh-gkPg38FcA&_hsmi=2&utm_source=hs_email
Det finns även en kunskapsbas, där man kan hitta svar på många frågor: https://support.mercell.com/space/MBTSE/196136206405/Sourcing+Core-+Upphandling