eForms Q&A 20.8.2025

Yleistä tiedottamista ja koulutusta

1. Tuleeko tästä koulutuksesta tallenne?
   1. Kyllä, nauhoite toimitetaan kaikille webinaariin rekisteröityneille sekä lisäksi Cloudian omille tukisivuille
2. Saako nauhoitusta jakaa sisäisesti yritykseni sisällä?
   1. Kyllä, nauhoitteen linkkiä on mahdollista jakaa myös heille jotka eivät osallistuneet webinaariin
3. Saisiko esitetyt kysymykset ja vastaukset sähköpostiin?
   1. Kyllä, Q&A toimitetaan kaikille webinaariin rekisteröityneille sekä lisäksi Cloudian omille tukisivuille

Käytettävyys ja tekniset ongelmat

4. Miksi eFormsin PDF-kooste ei tule Dokumentit-sivulle?
   1. On voinut olla hetkellinen virhe. PDF koosteen pitäisi kyllä tulla Dokumentit-sivulle
5. Joskus virheilmoitukset ovat kryptisiä. Mikä on neuvonne virheilmoitusten ratkaisemiseksi?
   1. Virheilmoitus kannattaa lukea tarkkaan, yleensä ne viittaavat kenttänumeroihin. Pyrimme parantamaan virheilmoituksia tulevien kuukausien aikana
6. Tuleeko eForms myös pienhankintoihin?
   1. Toistaiseksi tälläisiä suunnitelmia ei ole
7. Milloin eForms-lomake on kokonaisuudessaan kunnossa myös kieliasun osalta?
   1. Tarkistamme kielikäännöksiä jatkuvasti ja pyrimme ne korjaamaan ensi tilassa

Cloudian ja eForms-lomakkeiden väliset tiedonsiirrot

8. Tuleeko Cloudian ja eForms-lomakkeiden välille muutoksia niin, että Cloudian tiedot siirtyisivät automaattisesti eFormsille?
   1. Pyrimme siihen että mahdollisimman paljon tietoa periytyisi automaattisesti Cloudiasta eForms-lomakkeelle. Toki muutoksia voi tulla, mutta tavoite on että kaikki periytyvät tiedot olisivat suoraan käytössä eFormsilla
9. Onko tietojen siirrossa ongelmia ESPD:n ja eFormsin välillä?
   1. Ei tiedossa olevia
10. Jos hankintailmoituksen kopioi, kopioituuko samalla myös eFormsiin lisätyt tiedot?
    1. Kyllä kopioituu, muutamia poikkeuksia - kuten määräaikoja - lukuunottamatta 
11. Siirtyykö ESPD:n tiedot Cloudiasta eFormsille?
    1. Kyllä, jos ESPD on otettu käyttöön, siellä valitut poissulkemisperusteet periytyvät eForms-lomakkeelle
12. Vaikuttaako eFormsin käyttö DPS:n sisäisiin kilpailutuksiin tai Hanselin DPS-pohjiin?
    1. Ei ole vaikutusta näihin.

Lomakkeiden sisältö ja täyttäminen

13. Onko hankinnan arvo pakko syöttää vain eFormsissa?
    1. Tarjouspyynnöllä ei enää kysytä hankinnan arvo-kenttää suoraan
14. Jos on useampi osa-alue, määritelläänkö Suorituspaikka erikseen jokaiselle osa-alueelle?
    1. Kyllä, jokaisella osa-alueella kysytään suorituspaikkaa. Tässä mahdollista käyttää osa-alueiden kopiointitoimintoa eForms-lomakkeella
15. Voiko poissulkemisperusteet ilmoittaa Cloudian puolella niin, että ne siirtyvät suoraan eFormsille?
    1. Kyllä, jos käytetään ESPD-lomaketta (kts 15)
16. Onko merkitystä, käyttääkö soveltuvuustiedoissa ESPD:tä vai soveltuvuusvaatimussivua kansallisissa hankinnoissa?
    1. Tämä on käyttäjän valittavissa. ESPDn käyttö on mahdollista (kts 15), mutta jos sitä ei käytetä, voidaan soveltuvuusvaatimukset ilmoittaa normaalisti Cloudian puolella omina vaatimuksinaan

Julkaisu ja aikataulut

17. Voiko vanhoilla ilmoitustyypeillä aloittaa uusia ilmoituksia 3.9. Asti?
    1. Ei voi, vanhat lomakkeet on poistettu käytöstä eli uusia kilpailutuksia ei voi enää luoda vanhoilla lomakkeilla. Vanhat luonnosvaiheen ilmoitukset sen sijaan voidaan julkaista vanhan mallisina 3.9 asti. Jo julkaistuihin kansallisiin ilmoituksiin voi tehdä vanhan mallisia korjausilmoituksia aina 7.1.2026 asti.
18. Jos aloittaa vanhalla lomakkeella 2.9., voiko sillä jatkaa julkaisuun vai pitääkö aloittaa uudella?
    1. Kts edellinen. Ei ole enää mahdollista koska vanhat lomakkeet eivät ole enää käytössä 15.8 jälkeen
19. Tehdäänkö ilmoituksen korjaus kuten ennenkin?
    1. Kyllä, jo julkaistuihin kansallisiin ilmoituksiin voi tehdä vanhan mallisia korjausilmoituksia aina 7.1.2026 asti. Uusien ilmoitusten osalta korjausprosessissa käytetään eForms-muotoista korjausilmoitusta, jos korjaus koskee hankintailmoituksen tietoja
20. Vaikuttaako eFormsin käyttö julkaisuaikoihin (myös korjauksen osalta)?
    1. Ei ja kyllä. Kansallisten julkaisujen osalta ei, mutta jos julkaistaan EU laajuisena, tällöin julkaisuajat ovat EU-kilpailutusten mukaisia.

Eri menettelyt ja säännöt

21. Onko kansallisissa hankinnoissa mahdollista käyttää nopeutettua menettelyä?
    1. Ei ole
22. Tarvitseeko tarjouspyynnön puolella tehdä ESPD-lomaketta ollenkaan ja pitääkö kansallisista tehdä myös jälki-ilmoitus?
    1. ESPDn teko ei välttämätöntä (kts 22) mutta mahdollista. Jälki-ilmoitusta ei tarvita jos kyseessä kansallinen kilpailutus
23. Vaikuttaako eForms Dps:n sisäisiin kilpailutuksiin?
    1. Ei vaikuta
24. Vaikuttaako jollain tavalla DPS:n ilmoittamiseen kun DPS ja tarjouspyynnöt tehty vanhalla lomakkeella ja jälki-ilmoitus ja uudet tarjouspyynnöt uudella?
    1. Kansallisen DPS:n osalta ei ole enää erillistä ilmoitustyyppiä vaan DPS valitaan perustettavaksi tarjouspyynnön sisältä löytyvin vakioiduin tietokentin. Jälki-ilmoitus voidaan tehdä myös itsenäisenä ilmoituksena ja viitata vanhan malliseen kansalliseen DPS hankintailmoitukseen.

Kehitysehdotukset

25. Olisiko mahdollista, että kansallisissa ja EU-hankinnoissa voisi lähettää tarjouspyyntöluonnoksen sähköpostilla esikatselua varten?
    1. Tämä on jo nyt mahdollista käyttäen toimintoa “Avaa ilmoitus PDF-muodossa” kilpailutuksen tietosivulla Cloudiassa
26. Jos valitsee "julkaise X kielellä", kääntääkö ohjelma ilmoituksen tiedot automaattisesti?
    1. Tällaista “julkaise X kielellä” valintaa ei ole. Tarjouspyynnön kielivalinta vaikuttaa sekä tarjouspyynnön että hankintailmoituksen kieleen ja nämä käännetään automaattisesti. Itse sisältö, joka eri tietokenttiin syötetään ei kuitenkaan käänny automaattisesti kielivalinnan mukaisesti, vaan käyttäjä vastaa käännöksistä itse.

Näiden kysymysten lisäksi saimme muutamia kysymyksiä, jotka liittyivät joko juridisiin tai hankintailmoituksen substanssiin liittyviin asioihin. Näitä emme kommentoi, koska vastuu näiden asioiden selvittämisestä ja oikeellisuudesta on hankintayksikön taholla. Me emme voi valitettavasti antaa näihin vastauksia asemamme vuoksi.