Vuodesta 2025 on tulossa merkittävä vuosi julkaisen sektorin tilaajille, sillä Suomessa siirrytään kansallisista hankintailmoituksista sähköisiin eForms-ilmoituksiin. Uudistus yksinkertaistaa kaikenkokoisia hankintaprosesseja, mutta uuteen järjestelmään siirtyminen herättää myös kysymyksiä. 

Tässä artikkelissa kerromme, miten eForms-ilmoitukset tukevat julkisia hankintoja ja miten niiden käyttöönotto etenee.
 

Miksi eForms-ilmoitukset otetaan käyttöön?

Euroopan komission eForms-uudistuksen tavoitteena on sujuvoittaa kynnysarvot ylittäviä julkisia hankintaprosesseja kaikkialla EU:ssa. Uudistuksen myötä hankintailmoituksista tulee standardoituja, mikä parantaa hankintaprosessin läpinäkyvyyttä ja tietojen laatua sekä sujuvoittaa rajat ylittäviä hankintaprosesseja. 

EU:n eForms-uudistuksen standardoidut mallit ovat jo itsessään hyödyllisiä, mutta jäsenvaltiot voivat myös joustavasti mukauttaa malleja kansallisiin tarpeisiinsa sopiviksi. Suomessa otetaan käyttöön yhtenäinen järjestelmä, joka kattaa sekä kansalliset että EU:n hankintaprosessit.

Miksi Suomi siirtyy kansallisiin eForms-ilmoituksiin?

Suomen viranomaiset, mukaan lukien julkisten hankintojen ilmoituspalvelu Hilma, päättivät ottaa käyttöön eForms-ilmoitusten paikallisen version. Päätöksen taustalla oli useita syitä:

• Yhdenmukaisuus paranee: Tällä hetkellä julkiset tilaajat Suomessa käyttävät erilaisia ilmoitusmuotoja sen mukaan, ylittääkö vai alittaako hankinta EU:n kynnysarvot. Uusi järjestelmä yhtenäistää nämä prosessit ja varmistaa yhtenäisen käyttökokemuksen.
• Tietojen hyödyntäminen ja analysointi helpottuu: Vakiomuotoiset kentät eri ilmoitustyypeissä helpottavat viranomaisten tilastointia, mikä tukee päätöksentekoa ja parantaa hankintakäytäntöjä.
• Tilaajien tehokkuus paranee: Standardoitu malli ilmoitusten luomiseen ja julkaisemiseen säästää julkisten tilaajien aikaa ja vähentää virheitä. Lisäksi manuaaliset tarkastukset päättyvät useimpien TED-ilmoitusten osalta, mikä nopeuttaa julkaisuprosessia.
• Raportointi helpottuu: Uudistuksen myötä ilmoituksissa on enemmän ennalta määritettyjä vaihtoehtoja ja vähemmän avoimia tekstikenttiä, mikä helpottaa ilmoitusten laatimista.
• Läpinäkyvyys ja saavutettavuus paranevat: Kansallisia hankintailmoituksia voi julkaista myös TED-portaalissa, mikä lisää suomalaisten hankintamahdollisuuksien näkyvyyttä koko EU:n alueella. Lisäksi ilmoitukset voidaan nyt julkaista useilla kielillä samanaikaisesti, jolloin niiden saavutettavuus paranee entisestään.

Uudistuksessa ei ole kyse vain vaatimustenmukaisuudesta, vaan se tehostaa ja helpottaa julkisia hankintoja kaikkien sidosryhmien kannalta.

eForms-uudistuksen aikataulu

Suomen viranomaiset ovat laatineet uudistukselle vaiheittaisen toteutussuunnitelman sujuvan siirtymän varmistamiseksi. Tilaajien kannattaa pitää mielessä seuraavat tärkeät päivämäärät:

• 19. maaliskuuta 2025: Uudet kansalliset eForms-muotoiset hankintailmoitukset (käyttöönoton 1. vaiheesta) tulevat saataville Hilmaan.
• 16. huhtikuuta 2025: Kansalliset eForms-muotoiset hankintailmoitukset voi lähettää julkaistavaksi myös EU:n TED-portaaliin.
• 6. kesäkuuta 2025: Ilmoitusten toinen vaihe julkaistaan.
• 3. syyskuuta 2025: Kaikki uudet ilmoitukset on julkaistava eForms-muodossa. Tämä on Hilmassa asetettu joustamaton määräaika, jonka jälkeen vanhoja ilmoitustyyppejä ei enää hyväksytä.
• 8. tammikuuta 2026: Tilaajat eivät voi enää muokata vanhoja ilmoituksia vanhaa mallia noudattaen. Kaikissa päivityksissä, mukaan lukien oikaisuissa, on käytettävä uutta eForms-mallia.

Mikä muuttuu julkisten tilaajien kannalta?

eForms-uudistus tuo mukanaan päivityksiä myös tilaajien käyttämiin ilmoitustyyppeihin, työnkulkuihin ja malleihin. Tässä tärkeimmät muutokset:

Uudet ilmoitustyypit:

1. vaihe:

• E1 – markkinakartoitusilmoitus: Uusi lisäys, joka tarjoaa tilaajille standardoidun tavan tutkia markkinoiden tarjontaa ja potentiaalisia toimittajia. Se sopii sekä EU-kynnysarvot ylittäviin että alittaviin hankintoihin.
• E3 – kansallinen hankintailmoitus ja E4 – kansallinen jälki-ilmoitus: Nämä korvaavat nykyiset kansalliset ilmoitustyypit ja yhdenmukaistavat ne eForms-mallin kanssa.

2. vaihe:

• Ennakkoilmoitus suorahankinnasta (ex ante)
• Avoimuusilmoitus ulosmyyntiaikeesta

Tilaajien tulee huomioida, että vaikka näiden ilmoitusten rakenne pysyy pitkälti ennallaan, joitain kenttiä ja kohtia on päivitetty vastaamaan EU-standardeja.

1. Mallit: Olemassa olevia malleja ei automaattisesti muunneta uuteen muotoon, vaan tilaajien on luotava uudet ilmoitusmallit. Tämä voi aluksi vaatia hieman resursseja, mutta pidemmän päälle yhtenäinen järjestelmä säästää aikaa ja vaivaa.
2. DPS-ilmoitukset: Dynaamiset hankintajärjestelmät (Dynamic Purchasing Systems) ovat erityistapaus, sillä kansalliset DPS-ilmoitukset ovat Suomessa harvinaisia. Vanhan mallin mukaiset aktiiviset ilmoitukset on joko muutettava eForms-muotoisiksi tai poistettava ja julkaistava uudelleen (mikäli julkaistua DPS-ilmoitusta on muutettava sen elinkaaren aikana). Tällaisia ilmoituksia on vain rajallinen määrä, ja Mercell tutkiikin yhteistyössä viranomaisten kanssa, miten muutosprosessia voisi sujuvoittaa tilaajien kannalta.
3. Muutokset tietoihin ja työnkulkuihin: Työnkulkuihin on tulossa pieniä muutoksia esimerkiksi tietokenttiin. Uusi järjestelmä on kuitenkin suunniteltu mahdollisimman intuitiiviseksi ja selkeäksi. Jos EU:n nykyinen hankintailmoitusten työnkulku on tuttu, uudistus ei tuota päänvaivaa.

Näin Mercell tukee siirtymää

Tiimimme on valmiina auttamaan, jotta uuteen järjestelmään siirtyminen sujuu mahdollisimman helposti. Tukiportaalissamme on saatavilla ohjeita, muun muassa vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin ja vaiheittaisia oppaita. Tarjoamme myös lyhyitä koulutuksia ja webinaareja, joissa perehdytään uusiin ilmoituksiin ja prosesseihin. 

Luonnollisesti myös asiakaspalvelumme on käytössäsi ja valmiina auttamaan. Yhdessä voimme varmistaa, että uudistus sujuu mallikkaasti